Workflow Management

Erfolgsfaktor – Workflows

Mit Workflows bilden Sie Abläufe, Vorgänge, operative Prozesse und Freigaben Ihrer Unternehmensprozesse digital und automatisiert ab. Sie profitieren von zentralen, transparenten und effizienten Verarbeitungsschritten, welche auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Ihre alltägliche Arbeit fällt leichter und einfacher.

Gewinnen Sie an Sicherheit

Definierte Workflows bieten Ihnen Sicherheit auf verschiedenen Ebenen. Freigabeprozesse zum Beispiel sind so definiert, dass keine Rechnung bezahlt wird, ohne die Prüfung der verantwortlichen Personen. Maximalbeträge werden hinterlegt, damit eine mehrstufige Freigabe notwendigerweise eingehalten werden muss. Sie ersparen sich aber auch die Suche von Dokumenten und wissen jederzeit wie Sie es einfach finden können. Inklusive einer Verarbeitungshistorie. Die Aufzählung der Workflows ist unendlich: Vertragsakten, Personaldossiers, Kreditorenrechnungen usw.

Rechtssichere Archivierung nach GeBüV

Unabhängig davon, welche Workflows Sie nutzen. Sie entscheiden, welche Dokumente rechtssicher archiviert werden müssen. Dabei unterscheiden Sie die automatische Archivierung oder die manuelle. Dokumente können auch nach der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. Auch hier entscheiden Sie ob automatisch oder manuell. Die Anschaffung einer zusätzlichen Hardware entfällt, da die Archivierung im DMS integriert ist.

Mehr Platz – weniger Suchen

Je mehr Workflows Sie nutzen, umso mehr Dokumente sind digitalisiert und umso mehr Platz sparen Sie für die Aufbewahrung von Papierdokumenten ein. Das Suchen innerhalb der Papierberge entfällt. Mittels unserer windream Lösung finden Sie alle Dokumente und sehen, bei welcher Person in welchem Arbeitsschritt die Dokumente sich befinden.

Legen Sie Verantwortlichkeiten fest

Im Workflow wird nicht der festgehalten, was bis wann zu erledigen ist, sondern wer dafür verantwortlich ist. Diese Verantwortlichkeit kann bei Abwesenheiten einfach neu zugeordnet werden. Somit ist nicht nur während des Ablaufs definiert, wer verantwortlich ist, sondern auch danach kann nachvollzogen werden, wer die Person war. Dies aufgrund der protokollierten Historie eines jeden Ablaufschrittes.